Varovanje osebnih podatkov v IBE d.d.
Splošno o varovanju osebnih podatkov v družbi
Družba nudi posebno skrb varnosti vaših osebnih podatkov. Vsi posredovani osebni podatki so obravnavani zaupno in so uporabljeni le za namen, zaradi katerega so bili posredovani. Z vašimi osebnimi podatki upravljamo z največjo skrbnostjo, upoštevajoč veljavno zakonodajo in najvišje standarde njihove obravnave. Za varnost vaših osebnih podatkov med drugim skrbimo z ustreznimi organizacijskimi ukrepi, postopki dela in naprednimi tehnološkimi rešitvami ter zunanjimi strokovnjaki z namenom čim bolj učinkovite zaščite vaših osebnih podatkov. Pri tem uporabljamo ustrezno stopnjo zaščite in razumne fizične, elektronske in administrativne ukrepe, s katerimi zbrane podatke varujemo pred nenamernim ali nezakonskim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem osebnih podatkov ali pred nepooblaščenim dostopom do osebnih podatkov, ki so bili preneseni, shranjeni ali drugače obdelani.
V internih aktih o varovanju osebnih podatkov so skladno z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: “Splošna uredba o varstvu podatkov”) ter Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) zajete naslednje informacije:
- kontaktne informacije družbe,
- namene, podlage in vrste obdelave različnih vrst osebnih podatkov posameznikov,
- čas hrambe posameznih vrst osebnih podatkov,
- pravice posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov,
- pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.
Osebni podatki, ki jih zbira družba
Če ste le obiskovalec spletne strani, vaših podatkov o obisku ne hranimo, saj uporabljamo le nujne piškotke, ki se uporabljajo le med obiskom naše strani.
Če ste posameznik, ki z družbo sodeluje na kakršnikoli pravni podlagi ali predstavnik naročnika oz. uporabnika storitev ali drugega poslovnega partnerja, o vas zbiramo tudi druge osebne podatke, ki jih potrebujemo za izvajanje storitev ali izvrševanje drugih pravic in obveznosti družbe, v katerih ste vključeni. Podrobno so vrste osebnih podatkov navedene internih aktih o varovanju osebnih podatkov.
Na lokaciji Hajdrihova ulica 4 v Ljubljani družba izvaja videonadzor. posnetki pa beležijo sliko, datum in čas, ne vsebujejo pa zvoka.
Upravljavec osebnih podatkov
Upravljavec osebnih podatkov, ki se obdelujejo, je IBE, d.d., svetovanje, projektiranje in inženiring, Hajdrihova ulica 4, 1001 Ljubljana.
Kategorije posameznikov, katerih osebni podatki se obdelujejo
Ta seznanitev je namenjena vsem posameznikom, ki kot fizične osebe sodelujete na kakršnikoli pravni podlagi z družbo ali ste predstavniki naročnikov oz. uporabnikov naših storitev ali predstavniki drugih poslovnih partnerjev. Seznanitev je namenjena tudi obiskovalcem prostorov družbe na Hajdrihovi ulici 4 v Ljubljani ter naključno mimoidočim, ki se gibljejo neposredno ob objektu na Hajdrihovi ulici 4 v Ljubljani.
Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov
Obdelava na podlagi pogodbe:
V okviru izvrševanja pogodbenih pravic in izpolnjevanja pogodbenih obveznosti družbe obdeluje vaše osebne podatke za naslednje namene: identifikacijo posameznika, pripravo ponudbe, sklenitev pogodbe, zagotovitev naročenih storitev, obveščanje o morebitnih spremembah, dodatnih podrobnostih in navodilih za uporabo storitev, za reševanje morebitnih tehničnih težav, ugovorov ali reklamacij, obračunavanje storitev ter za druge namene, potrebne za izvajanje ali sklepanje pogodbenega razmerja med družbo in poslovnimi partnerji.
Obdelava na podlagi zakona:
Na podlagi zakonitega interesa uporabljamo vaše osebne podatke za odkrivanje in preprečevanje zlorabe storitev, nadalje v okviru zagotavljanja stabilnega in varnega delovanja našega sistema in storitev, pa tudi za namene izvajanja ukrepov varnosti ljudi in premoženja ter informacijske varnosti, izpolnjevanja zahtev v zvezi s kakovostjo storitev ter odkrivanje tehničnih okvar sistemov in storitev.
Na podlagi zakonitega interesa uporabljamo vaše osebne podatke tudi za namene morebitnih sodnih in upravnih postopkov in tudi izvensodnih postopkov.
V skladu s Splošno uredbo lahko družba v primeru suma zlorab v primernem in sorazmernem obsegu obdeluje podatke o posameznikih za namen identifikacije in preprečevanja morebitnih prevar ali zlorab ter lahko, če je to primerno, te podatke posreduje tudi drugim ponudnikom tovrstnih storitev, poslovnim partnerjem, policiji, državnemu tožilstvu ali drugim pristojnim organom.
Obdelava na podlagi soglasja za obdelavo osebnih podatkov:
Obdelava podatkov lahko temelji tudi na vašem soglasju, ki ste ga posredovali družbi.
Soglasje se lahko na primer nanaša na posebne zahteve pri sodelovanju z družbo in izboljšavah storitev, ki jih nudi družba. Namen tega je, da lahko ustrezno izvajamo svoje storitve in izpolnjujemo posebne zahteve naročnikov ali poslovnih partnerjev.
Svoje soglasje lahko kadarkoli umaknete oziroma spremenite, pri čemer si družba pridržuje pravico do identifikacije posameznika. Spremembo soglasja je med drugim mogoče urediti tudi preko elektronskega sporočila na naslov pks@ibe.si ali s pisno zahtevo, posredovano na naslov sedeža družbe.
Umik oziroma sprememba soglasja se nanaša le na podatke, ki se obdelujejo na podlagi vašega soglasja. Veljavno je vaše zadnje podano soglasje, ki smo ga prejeli. Možnost preklica soglasja ne predstavlja odstopnega upravičenja v poslovnem razmerju z družbo.
Podatki, za katere je dana vaša privolitev, se v odsotnosti preklica obdelujejo odvisno od posameznega poslovnega razmerja z družbo.
Omejitve posredovanja osebnih podatkov
Po potrebi bomo za izvajanje določenih del, ki prispevajo k našim storitvam, pooblastili druga podjetja in posameznike. V takem primeru lahko družba posreduje osebne podatke tudi takšnim skrbno izbranim zunanjim obdelovalcem, ki bodo z družbo sklenili pogodbo o obdelavi osebnih podatkov oziroma vsebinsko enak dogovor ali drug zavezujoč dokument (v nadaljevanju: “Pogodba o obdelavi”). Zunanjim obdelovalcem bomo tovrstne podatke posredovali oziroma naredili dostopne samo v obsegu, ki ga zahteva določen namen. Teh podatkov zunanji obdelovalec ne sme uporabljati v nobene druge namene, pri čemer izpolnjuje najmanj vse standarde obdelave osebnih podatkov, ki jih predvideva veljavna zakonodaja. Zunanji obdelovalci so družbi pogodbeno zavezani k spoštovanju zaupnosti vaših osebnih podatkov.
Družba na podlagi obrazložene zahteve posreduje osebne podatke tudi pristojnim državnim organom, ki imajo za to zakonsko podlago. IBE, d.d., svetovanje, projektiranje in inženiring se bo npr. odzvala na zahteve sodišč, organov pregona in drugih državnih organov, ki lahko vključujejo tudi državne organe druge države članice EU.
Obdobje hrambe osebnih podatkov
Obdobje hrambe podatkov je določeno glede na kategorijo posameznih podatkov in je podrobno določeno v internih aktih o varovanju osebnih podatkov. Podatke hranimo največ toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, zaradi katerega so bili zbrani ali nadalje obdelani oziroma do poteka zastaralnih rokov za izpolnitev obveznosti ali zakonsko predpisanega roka hrambe. Posnetki videonadzora se hranijo največ eno leto.
Po poteku obdobja hrambe se podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če zakon za posamezno vrsto podatkov ne določa drugače.
Pravice posameznikov v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov
Uresničevanje vaših pravic v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov vam zagotavljamo brez nepotrebnega odlašanja.
Zahteve v zvezi z uresničevanjem vaših pravic sprejemamo na elektronski naslov pks@ibe.si ali po pošti na naslov IBE, d.d., svetovanje, projektiranje in inženiring, Hajdrihova ulica 4, 1001 Ljubljana.
Kadar zahtevo predložite z elektronskimi sredstvi, vam informacije, kadar je mogoče, zagotovimo z elektronskimi sredstvi, razen če ne zahtevate drugače.
Kadar obstaja upravičen dvom v zvezi z identiteto posameznika, ki predloži zahtevo v zvezi s kakšno od njegovih pravic, lahko zahtevamo zagotovitev dodatnih informacij, ki so potrebne za potrditev identitete posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.
Če so zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti ker se ponavljajo, lahko družba:
zaračuna razumno pristojbino, pri čemer upošteva administrativne stroške posredovanja informacij ali sporočila ali izvajanja zahtevanega ukrepa, ali
zavrne ukrepanje v zvezi z zahtevo.
Omogočamo vam naslednje pravice v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov:
- pravico do dostopa do podatkov
- pravico do popravka
- pravico do izbrisa (»pravica do pozabe«)
- pravico do omejitve obdelave
- pravico do prenosljivosti podatkov
- pravico do ugovora
Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov
Morebitno pritožbo, v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov, lahko pošljete na elektronski naslov pks@ibe.si ali po pošti na naslov IBE, d.d., svetovanje, projektiranje in inženiring, Hajdrihova ulica 4, 1001 Ljubljana.
V primeru, da o vaši zahtevi ne odločimo v zakonskem roku ali vašo zahtevo zavrnemo imate možnost vložitve pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu.
Prav tako imate pravico, da vložite pritožbo neposredno pri Informacijskem pooblaščencu, če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši slovenske predpise ali predpise EU na področju varstva osebnih podatkov.
Če ste uveljavljali pravico do dostopa do podatkov in po prejeti odločitvi menite, da osebni podatki, ki ste jih prejeli, niso osebni podatki, ki ste jih zahtevali, ali da niste prejeli vseh zahtevanih osebnih podatkov, lahko pred vložitvijo pritožbe Informacijskemu pooblaščencu vložite obrazloženo pritožbo pri družbi v roku 15 dni. O vaši pritožbi moramo odločiti kot o novi zahtevi v petih delovnih dneh.
Ostalo
V primeru vprašanj o varstvu zasebnosti ali o podatkih, ki jih o vas hranimo, nam pišite na e-poštni naslov pks@ibe.si.